Word 2007: Textbausteine, AutoTexte und Schnellbausteine für wiederkehrende Formulierungen

Haben Sie es auch satt, in Word-Dokumenten wieder und wieder dieselben Formulierungen zu tippen? Wer wiederholt identische Sätze und Floskeln schreibt, sollte einen Blick auf eine der praktischsten Word-Funktionen werfen: Die Textbausteine und AutoTexte bzw. Schnellbausteine. Damit fügen Sie auf Knopfdruck kurze Begriffe, komplette Sätze oder ganze Absätze ins Dokument ein.

Sinnvoll sind Textbausteine, AutoTexte und Schnellbausteine immer dann, wenn Sie häufig identische Formulierungen verwenden, zum Beispiel in Rechnungen, Angeboten oder Zeugnissen. Lehrer und Personalchefs können damit zum Beispiel das Schreiben Dutzender Zeugnisse und Beurteilungen vereinfachen und blitzschnell Bewertungen einfügen.

Und so funktioniert’s: Für Standardformulierungen wie ”Seine Mitarbeit im Unterricht verdient besondere Anerkennung” oder ”hat die übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt “ werden als Textbaustein gespeichert und mit einem Kürzel versehen. Sobald Sie die Formulierung erneut verwenden möchten, müssen Sie nur noch das Kürzel eingeben und die Taste [F3] drücken - Word ergänzt dann den kompletten Satz automatisch.

Textbausteine und Schnellbausteine anlegen

Die Textbaustein-Funktion gibt es in Word schon lange. Leider hat Microsoft mit jeder Version einen anderen Namen verwendet. In früheren Versionen hieß die praktische Funktion “Textbaustein” oder “AutoText”, bei Word 2007 sind es plötzlich “Schnellbausteine”. Auch die Menübefehle für die Textbausteinfunktion sind je nach Word-Version unterschiedlich. Die gute Nachricht: Die Tastenkombinationen sind geblieben.

So richten Sie einen neuen Textbaustein bzw. AutoText (bis Word 2003) bzw. Schnellbaustein (Word 2007) ein:

1. Markieren Sie mit gedrückter Maustaste die Textpassage, die als Textbaustein gespeichert werden soll, etwa den Teilsatz ”hat die übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt”.

2. Drücken Sie die Tastenkombination [Alt]+[F3].

3. Ganz wichtig: Geben Sie in das Feld “Name” das Kürzel ein, mit dem Sie später den Textbaustein aufrufen möchten, etwa “al1” für die Note 1 im Bereich Arbeitsleistung. Verwenden Sie möglichst kurze und einprägsame Kürzel.

3. Bei Word 2007 können Sie im unteren Fensterbereich festlegen, ob die Textpassage später als eigener Absatz oder auf einer eigenen Seite eingefügt werden soll.

4. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.

Textbausteine einsetzen

Sobald die Textbausteine bzw. Schnellbausteine einmal definiert wurden, können Sie sie ganz einfach einsetzen:

1. Schreiben Sie im Text das Kürzel für den Textbaustein, etwa “al1”.

2. Drücken Sie direkt im Anschluss die Taste [F3].

Voilà – Word tauscht das Kürzel gegen den Inhalt des Textbausteins bzw. Schnellbausteins aus, etwa gegen die gewünschte Zeugnisformulierung.

Alle Textbausteine, AutoTexte und Schnellbausteine im Überblick

Eine Übersicht aller Textbausteine und AutoTexte finden Sie bis Word XP/2002/2003 im Menü “Einfügen > AutoText > AutoText”, bei Word 2007 in der Symbolleiste “Einfügen” unter “Schnellbausteine > Organizer für Bausteine”.

Besonders praktisch: Sie können auch eine komplette Übersicht aller AutoTexte und Schnellbausteine drucken. Hierzu rufen Sie den Befehl “Datei > Drucken” auf und wählen im Feld “Drucken” den Eintrag “AutoText-Einträge” (Word XP/2002/2003) bzw. “Bausteineinträge” (Word 2007).