Word 2007: Die neuen Dateiformate DOCX, XPS und PDF

Fast zehn Jahre lang blieb das Dateiformat der Textverarbeitung Word unverändert. Die Word-Versionen 97 bis Word 2003 verwenden ein nahezu identisches Format. Mit Word 2003 geschriebene Dokumente lassen sich auch mit dem alten Word 97 noch öffnen. Das bisherige Format ist jedoch in die Jahre gekommen. Mit Word 2007 betritt wieder ein neues Dateiformat die Bühne. Sein Name: DocX.

Neues Word, neues Format

DocX ist wesentlich moderner und flexibler als das angestaubte Doc-Format früherer Word-Versionen. DocX setzt dabei auf den sogenannten XML-Standard zur Formatierung von Dokumenten auf. XML (Extensible Markup Language, frei übersetzt “erweiterbare Auszeichnungs-Sprache\") ist eine Art Programmiersprache für Dokumente, die einen leichten Austausch mit anderen Programmen, die ebenfalls XML verstehen, ermöglicht. Auch im Falle eines Absturzes oder bei beschädigten Dateien lassen sich fehlerhafte Dokumente dank des XML-Formats leichter reparieren. DocX ist damit für die Zukunft bestens gerüstet.

Aber auch das “alte” Word-Format ist in Word 2007 gerne gesehen. Alle Dokumente lassen sich auch weiterhin im guten alten Doc-Format von Word 97 bis Word 2003 abspeichern. Hierzu muss im Dialogfenster “Speichern unter” lediglich das Dateiformat “Word 97-2003-Dokument (*.doc)” ausgewählt werden.

Trotz des neuen Dateiformats DocX lassen sich alle Word-Dokumente auch weiterhin im “alten” Doc-Format abspeichern.

DocX für alte Office-Versionen

Mit neuen Dateiformaten ist das immer so eine Sache. Sie bringen zum einen zwar meist Verbesserungen wie eine bessere Wiederherstellbarkeit, haben aber auch ihre Schattenseiten. Das neue Format ist nicht abwärtskompatibel, sprich: Mit Word 2007 geschriebene Dokumente lassen sich nicht einfach in älteren Word-Versionen öffnen. Erfreulicherweise hat sich Microsoft hierzu intensiv Gedanken gemacht und stellt im Internet kostenlos das Microsoft Office Compatibility Pack zur Verfügung. Damit können auch alte Word-Versionen (2000, XP und 2003) das neue DocX-Format lesen und sogar bearbeiten.

Sobald das Microsoft Office Compatibility Pack installiert ist, können Sie beispielsweise auch mit Ihrem Word 2000 oder Word XP das neue DocX-Format von Word 2007 öffnen und sogar in dem neuen Format speichern. Auch die neuen Dateiformate für Excel und PowerPoint lassen sich damit in alten Office-Anwendungen bearbeiten. Damit ist ein sanfter Übergang vom alten zum neuen Office-2007-Dateiformat gewährleistet. Sie finden das Microsoft Office Compatibility Pack als kostenlosen Download auf der Webseite
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=de

Das kostenlos erhältliche Microsoft Office Compatibility Pack macht “alte” Office-Programme fit für die neue Dateiformate.

Dokumente im PDF-Format speichern

Neben dem neuen DocX-Format betreten mit Word 2007 zwei weitere neue Formate die Bühne: Das PDF- und das XPS-Format. Das von Adobe entwickelte PDF-Format (Portable Document Format) hat sich bereits seit Jahren als universelles Format zum Austausch von elektronischen Dokumenten etabliert. Damit lassen sich bequem Handbücher, Artikel, Anleitungen, eBooks und sogar komplette Bücher austauschen. Der Vorteil: PDF-Dokumente lassen sich meist nur lesen – eine Nachbearbeitung oder Änderung des Textes ist nicht ohne Weiteres möglich. Auch das vorliegende eBook, das Sie gerade lesen, liegt übrigens im PDF-Format vor. Zum Lesen ist keine eigene Textverarbeitung, sondern lediglich der Adobe Reader notwendig.

Ein ähnliches Konzept verfolgt Microsoft mit dem XPS-Format. Das XPS-Dateiformat (XML Paper Specification) ist im Grunde nichts anderes als ein PDF-Pendant aus dem Hause Microsoft. Die Softwareschmiede aus Redmond möchte damit den Markt der universellen Dateiformate um eine eigene Kreation erweitern. Die Zukunft wird zeigen, ob sich das XPS-Format gegen den bisherigen Platzhirschen PDF durchsetzen kann. Vermutlich werden beide Formate gleichwertig nebeneinander existieren.

Für welches Universalformat Sie sich auch entscheiden, mit Word 2007 können Sie Ihre Dokumente in beiden Varianten speichern. Allerdings nicht mit Bordmitteln. Um Word-Dokumente im PDF- und XPS-Format speichern zu können, müssen Sie zunächst ein Add-On installieren. Das erhalten Sie kostenlos von der Microsoft-Webseite
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041

Das kostenlose Add-In zum Speichern im PDF- und XPS-Format erhalten Sie kostenlos von der Microsoft-Webseite.

Sobald das kostenlose Add-In installiert ist, steht im Speichern unter-Menü der neue Befehl “PDF oder XPS” zur Verfügung. Damit lässt sich das aktuelle Dokument blitzschnell im gewünschten Format speichern. Über die Schaltfläche Optionen stehen dabei je nach Format weitere Einstellmöglichkeiten zur Auswahl. So können Sie beim PDF-Format etwa bestimmen, ob das Dokument im Web veröffentlicht (geringere Qualität, kleinere Dateigröße) oder später gedruckt werden soll (hohe Qualität und größere Datei).

Beim Speichern im PDF- oder XPS-Format stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Auswahl.

Um PDF-Dokumente betrachten zu können, benötigen Sie den Adobe Reader, den Sie kostenlos von der Adobe-Webseite http://www.adobe.com/de/products/acrobat/readstep2.html erhalten.  Für das XPS-Dateiformat ist meist kein eigener Reader notwendig. Anwender von Windows Vista können XPS-Dokumente ohne zusätzliche Softwareinstallation sofort lesen. Das XPS-Dokument wird dabei im Internet Explorer dargestellt. Als Anwender von Windows XP müssen Sie zunächst das Microsoft Framework 3.0 installieren, um XPS-Dokumente lesen zu können. Die aktuelle Version des Microsoft Frameworks erhalten Sie zumeist beim automatischen Windows-Update. Sie können es aber auch manuell über die Windowsupdate-Seite http://www.windowsupdate.com herunterladen.