Wenn Outlook die “kritische Ordnergröße” erreicht

Das Outlook-Postfach ganz ganz schön groß werden. In die Ordner und Unterordner passen locker einige tausend E-Mails, Anhänge, Termine, Adressen und Notizen. Irgendwann ist aber definitiv Schluss. Wenn beim Outlook-Start die Fehlermeldung

Critical Outlook Personal Folder Size detected

erscheint, ist die kritische Ordnergröße erreicht. Bis zur Version 2002 (Outlook XP) ist die Postfachdatei von Outlook auf maximal 2 GB begrenzt. Bei Outlook 2003 und 2007 ist erst bei 20 GB Schluss. Die Fehlermeldung erscheint, sobald die 2- bzw. 20-GB-Grenzen “geknackt” ist. Neue Mails und Einträge können dann nicht mehr gespeichert werden.

Das Problem lässt sich leicht beheben, indem Sie gründlich aufräumen. Löschen Sie alle unnötigen Mails und Einträge, etwa aus dem Ordnern “Gelöschte Objekte” oder “Gesendete Objekte”. Alternativ hierzu können Sie alte Einträge mit dem Befehl “Datei > Archivieren” in eine Archiv auslagern.

Wichtig dabei: Nach dem Löschen und Archivieren müssen Sie die Postfachdatei komprimieren, da sie beim Löschen von E-Mails nicht automatisch mitschrumpft. Zum Verkleinern der Postfachdatei gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie mit der rechten (!) Mausaste auf “Outlook Heute” bzw. “Persönlicher Ordner”.

2. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl “Eigenschaften”.

3. Klicken Sie auf “Erweitert”.

4. Mit einem Klick auf die Schaltfläche “Jetzt komprimieren” reduziert Outlook die Größe der Postfachdatei.

Wie groß die Postfachdatei ist, erfahren Sie per Klick auf die Schaltfläche “Ordnergröße”. Im nächsten Fenster steht in der Zeile “Gesamtgröße”, wie viel Speicherplatz die E-Mails, Termine, Adressen und Notizen einnehmen. Nähert sich der Wert der 2- bzw- 20-GB-Grenze, sollten Sie mit dem Löschen und Komprimieren nicht zu lange warten.