To-do-Listen abbauen – Entspannung durch endlich erledigte Aufgaben

Nichts belastet so sehr wie eine endlose Latte unerledigter Arbeiten. Ständig kommen neue hinzu. So fühlt man sich wie ein Hamster im Rad. Abends ist man völlig erschöpft und hat das schale Gefühl, den ganzen Tag über eigentlich nichts geschafft zu haben. Dagegen gibt ein wunderbares Mittel: Notieren und Einschätzen. Klingt einfach, ist es auch. Wirkt Wunder.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Schreiben Sie alle, aber auch wirklich alle Aufgaben, die Ihnen einfallen, untereinander in eine Liste. Notieren Sie – und das ist wichtig – hinter jeder Aufgabe die dafür schätzungsweise benötigte Zeit. Eine Schätzung passiert aus dem Bauch heraus. Also bitte kein falsch verstandener Perfektionismus.

• Sowie neue Aufgaben auftauchen oder ins Auge fallen, schreiben Sie sie fortlaufend dazu. Schönschrift ist nicht nötig. Schon das Aufschreiben entlastet.

• Ist die Liste fertig, markieren Sie mit einem Marker alle Ihnen besonders wichtigen, eiligen oder dringenden Aufgaben.

• Für jeden neuen Arbeitstag suchen Sie ein paar Punkte aus dieser Liste heraus. Arbeiten Sie sie ab. Beginnen Sie mit einer Aufgabe, die gut in Ihren Zeitrahmen passt (zum Beispiel vor einen festen Termin). Oder eine, auf die Sie Lust haben. Aber: Nehmen Sie nicht – nach Lust und Laune – eine Aktivität, die nicht auf der Liste steht. Dafür ist später Zeit. Wenn Sie nur wenige feste Punkte mit Zeitangabe notiert haben, sehen Sie auf einen Blick, wann für Freizeit oder andere Aufgaben Muße ist. Das motiviert zum Durchhalten.

• Achten Sie darauf, wie lange Sie wirklich gebraucht haben. So verbessert sich nach einer Weile Ihre Fähigkeit, realistisch zu schätzen.

• Übertragen Sie am Abend alle nicht erledigten Punkte auf den nächsten Tag. Planen Sie weitere ein.

• Hüten Sie sich vor Perfektionismus. Nach dem Pareto-Prinzip erledigt man mit 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Arbeit. In den meisten Fällen genügt das.

Sie werden feststellen, dass Erledigungen, die Sie ewig lange vor sich hergeschoben haben, oft in erstaunlich kurzer Zeit getan sind. Das Geheimnis: Wenn Sie sich schwarz auf weiß klar machen, wie lange Sie voraussichtlich brauchen werden, ist die Hemmschwelle, endlich anzufangen, wesentlich geringer. Knurrt ihr innerer Schweinehund trotzdem, machen Sie einen Deal mit ihm: Sie suchen sich einen Punkt aus und versprechen sich selbst, genau 10 Minuten daran zu arbeiten. Kürzer darf nicht sein, länger schon. Es ist ziemlich wahrscheinlich, dass Sie bald darauf wieder Unerledigtes als erledigt abhaken können. Was für ein Gefühl!