So bleiben Word-Dokumente möglichst klein

Es ist schon erstaunlich, wie groß so ein Word-Dokument werden kann. Selbst wenn das Dokument nur wenige Zeilen enthält, macht sich die DOC-Datei auf der Festplatte richtig breit. Mehrere Megabyte selbst für winzige Word-Dateien sind keine Seltenheit. Es geht aber auch schlanker.

Die Ursache für die plötzliche Gewichtszunahme: Word speichert in der DOC-Datei nicht nur das eigentliche Dokument, sondern schleppt noch jede Menge Ballast mit. Die Palette reicht von zwischengespeicherten Versionen über eingebettete Truetype-Schriften bis zu versteckt abgelegten Änderungsmarkierungen.

Wenn Sie Ihr Word-Dokument möglichst klein halten möchten, können Sie einige der überflüssigen Zusatzinfos aus der DOC-Datei entfernen. Besonders rank und schlank werden Word-Dateien, wenn Sie folgendermaßen vorgehen (Word 97 bis Word 2003):

1. Schalten Sie die Schnellspeicherung aus, indem Sie den Befehl Extras Optionen Speichern Schnellspeicherung zulassen deaktivieren.

2. Deaktivieren Sie das Einbetten von TrueType-Schriftarten, indem Sie im Dialogfenster Extras Optionen Speichern die Option TrueType-Schriftarten einbetten ausschalten.

3. Deaktivieren Sie das Einbetten von sprachspezifischen Daten, indem Sie im Dialogfenster Extras Optionen Speichern die Option Sprachspezifische Daten einbetten ausschalten.

4. Achten Sie darauf, dass in der Statusleiste die Anzeige ÄND nicht eingeschaltet ist. Sollte der Änderungsmodus aktiviert sein (die Anzeige ÄND erscheint dann in der Taskleiste schwarz), rufen Sie den Befehl Extras Änderungen nachverfolgen auf. Das Wort ÄND muss in der Statusleiste in grauer Schrift erscheinen.

5. Rufen Sie den Befehl Datei Versionen auf, und schalten Sie das Kontrollkästchen Version automatisch speichern aus.

6. Blenden Sie das Dialogfenster Extras Optionen Bearbeiten ein, und deaktivieren Sie die Option Formatierung mitverfolgen.

7. Rufen Sie den Befehl Extras Autokorrektur-Optionen auf. Deaktivieren Sie im Register AutoFormat während der Eingabe die Option Formatvorlagen basierend auf Formatierung definieren. Schalten Sie im Register AutoFormat die Option Beibehalten Formatvorlagen aus.

8. Sobald alle Einstellungen vorgenommen wurde, speichern und schließen Sie das Dokument.

9. Öffnen Sie das Dokument erneut, und drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[A], um das komplette Dokument zu markieren. Drücken Sie die Tastenkombination [Umschalten]+[Pfeil links], um die Markierung der letzten Absatzmarke zu entfernen.

10.  Kopieren Sie das markierte Dokumente mit [Strg]+[C] in die Zwischenablage.

11. Öffnen Sie ein mit [Strg]+[N] ein neues leeres Dokument, und fügen Sie den kopierten Inhalt mit [Strg]+[V] ein.

12. Speichern Sie das neue Dokument mit [Strg]+[S] unter einem neuen Namen.

Und siehe da: Das neue Dokument hat den gleichen Inhalt, ist aber wesentlich schlanker. Sämtlicher Ballast wurde entfernt.