management
Beitrag von eload24, 12.10.2008, 14:59
Selbstmanagement: Den Schreibtisch aufräumen mit der Kleeblatt-Methode
Ein unordentlicher Schreibtisch lenkt ab und führt zu Zeitverschwendung durch Suchen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie auf Ihrem Schreibtisch eine dauerhafte Ordnung einrichten können. Ganz einfach ist die Kleeblatt-Methode mit vier Stapeln.
Ob Sie diese Stapel in Körbchen packen oder einfach so hinlegen, ist Geschmackssache. Wichtig ist nur, dass Sie die Unterlagen eindeutig zuordnen. So geht’s:
1. Stapel: Heute rein
Auf diesem Stapel liegt alles, was heute bei Ihnen landet, zum Beispiel Post und Wiedervorlagen, die auf heute terminiert sind, also Aufgaben mit hoher Priorität. Dieser Stapel ist nur ein „durchlaufender Posten“. Entscheiden Sie sofort, wann Sie was wie bearbeiten.
2. Stapel: Heute weg
Auf diesem Stapel liegt alles, was Sie im Laufe des Tages abarbeiten wollen. Wichtig: Gehen Sie nicht einfach chronologisch vor! Legen Sie gleichartige Vorgänge zusammen ab. So können Sie Faxantworten, Rückrufe, Geschäftsbriefe, Angebote etc. immer in einem Block erledigen. Das gibt Ihrer Arbeit eine feste Struktur und spart Zeit.
Beispiel: Für Angebote legen Sie sich Ihre Preislisten und Produktbeschreibungen parat. Sind die Angebote fertig, räumen Sie die Unterlagen wieder weg. Legen Sie auf diesen Stapel auch den Lesestoff, den Sie unbedingt heute noch abarbeiten möchten. Planen Sie zu bestimmten Tageszeiten kurze Leseblöcke ein. Werfen Sie ausgewertete Zeitschriften sofort weg, oder geben Sie sie an Mitarbeiter weiter.
Zwischendurch: Wegräumen und wegwerfen
Liegen auf Ihrem Schreibtisch mehrere Kugelschreiber und Textmarker, die Sie gar nicht alle benötigen? Kramen Sie immer wieder in Schubladen nach Briefmarken, Büroklammern oder Klarsichthüllen? Entfernen Sie rigoros alles, was Sie heute nicht benutzt haben. Deponieren Sie die häufig gebrauchten Gegenstände (jeweils ein Kuli, Bleistift, Lineal, Schere, Brieföffner usw.) an einem festen Platz auf Ihrem Schreibtisch, den Sie ohne Verrenkungen erreichen können. Alle anderen Arbeitsmaterialien kommen sortiert in den Büroschrank.
3. Stapel: Heute raus
Auf diesen Stapel legen Sie alle bearbeiteten Vorgänge, die außer Haus verschickt, gefaxt oder an Mitarbeiter weitergeleitet werden müssen. Bilden Sie auch hier wieder Arbeitsblöcke: Legen Sie Briefe, Faxe oder Notizen für Mitarbeiter zusammen. Abends sollte jeder einzelne Vorgang dieses Stapels von Ihrem Schreibtisch verschwunden sein!
4. Stapel: Ablage
Hier landen bearbeitete Vorgänge, die Sie in Ordnern, einer Hängeregistratur oder zur Wiedervorlage (unbedingt im Terminkalender vermerken!) deponieren. Außerdem legen Sie auf diesen Stapel Lektüre für später. Verschieben Sie die Lektüre nicht endlos! Werfen Sie alle Zeitschriften weg, die Sie am Ende eines Monats nicht geschafft haben.
Themen: E-Mail Abo | Management
|
Organisation Tags: aufräumen | Ebook-00587 | Effizienz durch Selbstmanagement | Ordnung | Organisation | Schreibtisch | Stapel | Struktur | Ziele
RSS 2.0