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Beitrag von eload24, 07.09.2008, 13:48
Selbstmanagement: Arbeitsabläufe vereinfachen mit Formularen und Checklisten
1. Machen Sie ein 5W-Standard-Formular
Journalisten schreiben die kürzesten Artikel, sogenannte Meldungen, nach dem 5W-Prinzip:
1. Wer hat
2. was
3. wann
4. wo
5. wie und warum getan?
Bauen Sie Ihre Formulare, die Kontakte und bestimmte Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen betreffen, nach diesem Schema auf. Ergänzen oder modifizieren Sie diese je nach Thema und Aufgabe.
2. Arbeit mit Checklisten organisieren
Eine besonders hilfreiche Form des Formulars sind Checklisten, zum Beispiel als Ergänzung zu Ihrem Terminkalender. Notieren Sie sich alle Aufgaben eines Tages mit Prioritäteneinteilung nach dem Eisenhower-Prinzip. Streichen Sie Aufgaben, die Sie erledigt haben, einfach durch – Sie werden sehen, das ist ein befreiendes Gefühl!
3. Formulare als Computer-Datei und auf Papier speichern
Formulare und Checklisten wie Ihre „Allzeit bereit“-Checkliste sind nur sinnvoll, wenn sie bei Bedarf sofort zugänglich sind. Legen Sie in Ihrem Computer einen Ordner „Formulare und Checklisten“ an. Bewahren Sie von jedem Formular immer einige ausgedruckte Exemplare in einem Ordner auf. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter gleichartige Arbeiten mit den gleichen Formularen oder Checklisten erledigen. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, die Formulare weiterzuentwickeln.
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