Papierberge – effektiver Umgang mit Post und Infomaterial

„Mal eben sehen, ob was im Briefkasten ist.“ Dieser Satz oder Gedanke ist fast immer mit einer freudigen Erwartungshaltung verbunden. Egal ob man auf einen Liebesbrief hofft oder nur auf irgendetwas Interessantes, das geeignet ist, den Alltagstrott zu unterbrechen. Mit einem Stapel von Papier kehrt man zurück. Und dann? Im Zeitalter der Infoflut tut man gut daran, sich an einen effektiven Umgang mit eingehender Post zu gewöhnen. Hier ein paar Tipps:

• Entfernen Sie sofort die zahlreichen Werbebeilagen, die sich in den wöchentlich oft mehrmals erscheinenden Anzeigenblättern befinden. Meistens ist es Zeitverschwendung, sie anzusehen.

• Der Anzeiger selbst birgt oft interessante lokale Informationen. Überfliegen Sie den Inhalt, reißen Sie für Sie relevante Notizen heraus und werfen den Rest sofort weg, anstatt ihn irgendwo hinzulegen oder gar zu stapeln.

• Ebenso sollten Sie mit Illustrierten verfahren, die Sie abonniert haben. Sammeln Sie nicht komplette Exemplare, sondern nur für Sie wichtige Seiten.

• Lesen Sie Zeitschriften, die vor allem von ihren guten Fotos leben, sollten Sie nur die Fotos herausreißen und in einer Mappe sammeln, die Sie im Inneren berühren.

• Heften Sie Ausrisse mit interessanten Informationen geordnet ab, so dass Sie sie bei Bedarf auch wieder finden.

• Noch besser: Legen Sie in Ihrem PC Dateien unter verschiedenen Stichworten an, z. B. Info Haushalt, Info Geld, Info Gesundheit. Hier schreiben Sie in wenigen Worten den Inhalt des Gelesenen hin, notieren Telefonnummern oder Internetadressen.

• Lesen Sie diese Infos ab und zu durch, damit Sie die neuen Erkenntnisse auch umsetzen können und nicht gleich wieder vergessen.

• Ideal ist ein Eintrag in Ihrer To-do-Liste, wenn Handlungsbedarf besteht.

• Lesen Sie nach Möglichkeit eine Wochenzeitung statt einer Tageszeitung. In Tageszeitungen werden viele Meldungen immer wieder aufgegriffen und – um wenige Neuerungen ergänzt – aufgekocht. Die Wochenzeitung fasst das Wichtigste zusammen und kommentiert es.

• Lesen Sie Briefe mit einem Marker in der Hand. Markieren Sie wichtige Passagen.

• Beantworten Sie Ihre Post nach Möglichkeit sofort, und zwar kurz und knapp. Vielleicht genügt ein Telefonat oder eine Mail. In vielen Fällen können Sie den Brief dann wegwerfen. Machen Sie eine Notiz in Ihrer Excel-Datei „Erledigte Post“. Tragen Sie ein: Datum und Betreff des eingegangenen Briefes, Verweis auf Ihre im PC gespeicherte Antwort. So können Sie effektiv auf eventuelle Mahnungen reagieren, sollte Ihre Antwort wider Erwarten nicht angekommen sein.

• Halten Sie einen Locher griffbereit. Eingangspost, die Sie aufheben möchten, wird gelocht und unmittelbar im richtigen Ordner abgelegt.

Sollte etwa doch ein Liebesbrief unter all den Rechnungen, den Werbesendungen und der Behördenpost gelegen haben? Dann sind Sie ein glücklicher Mensch!

Setzen Sie sich an einen ruhigen Ort und genießen Sie Wort für Wort. Sie haben Zeit gewonnen, um diesen besonderen Brief in aller Ruhe zu beantworten.