Apple
Beitrag von Ulf Cronenberg, 27.04.2008, 19:25
Pages ‘08: Adressen einfügen und Serienbriefe
Apples Textverarbeitungsprogramm Pages ‘08, das zum Office-Paket iWork ‘08 gehört, hat eine Serienbrieffunktion spendiert bekommen, die noch nicht perfekt ist, aber doch das Erstellen von Serienbriefen ermöglicht. Wie das funktioniert, soll im mehreren Schritten erklärt werden.
Arbeiten mit Vorlagen
Wie bei jedem anderen Textverarbeitungsprogramm ist es auch in Pages sinnvoll, mit Vorlagen zu arbeiten - und um die Eingabe von Adressen in eine Brief-Vorlage zu erleichtern, sollte man dort im Adressfeld mit Serienbrief-Feldern arbeiten.
Wie man eine Vorlage erstellt? Ganz einfach: Öffnen Sie ein leeres Dokument in Pages und gestalten Sie nun Ihre Vorlage. Haben Sie das getan, so müssen Sie die Datei nicht normal sichern, sondern im Menü “Ablage” auf “Als Vorlage sichern ...” gehen. Das war es schon. Schon erscheint Ihre Vorlage im Startbildschirm zur Vorlagenauswahl unter “Meine Vorlagen”. Aber kommen wir nun zum Erstellen der Felder für eine Serienbrief-Vorlage.
Einfügen der Adressfelder in die Vorlage
Die Serienbrieffelder kann man einfügen, indem man in der Informationspalette den Eintrag “Hyperlink” und dort den Reiter “Serienbrief” auswählt:
Gehen Sie nun in Ihrer Briefvorlage mit dem Cursor an die Stelle, an der die Empfänger-Adresse eingefügt werden soll. Klicken Sie anschließend im Informationsfenster auf das Checkbox-Feld “Als Adressbuch-Feld aktivieren” und wählen Sie dann in den beiden Auswahl-Menüs zunächst den übergeordneten Eintrag “Name” und dann den Untereintrag “Vorname” aus:
(Aktiviert sollte dabei im unteren Bereich des Informationsfenster der Eintrag “Empfängerfeld” sein.) Sie sehen nun in ihrem Dokument an der Stelle, auf der der Cursor stand, den Eintrag “Vorname”. Fügen Sie nun ein Leerzeichen ein und klicken Sie wieder auf “Als Adressbuch-Feld aktivieren”. Gehen Sie im Weiteren genauso vor wie eben, wählen Sie statt “Vorname” im Untereintrag jedoch “Nachname” aus.
Auf die gleiche Art und Weise - Sie müssen jedoch nun in der Oberkategorie “Adresse” auswählen - können Sie nun auch Straße, PLZ und Stadt in das Empfängerfeld einfügen. Pages unterscheidet dabei Privat- und Arbeits-Adresse. Das ist einerseits sinnvoll, andererseits müssen Sie in dem Adressbuch von Mac OS X deswegen genau zwischen privater und beruflicher Adresse unterscheiden.
Haben Sie nun alle Adressfelder eingefügt, so sieht ihr Emfpängerfeld z.B. wie folgt aus:
Speichern Sie schließlich Ihre erstellte Brief-Vorlage - wie oben beschrieben - ab und öffnen Sie nun ein Pages-Dokument mit dieser Vorlage über das Menü “Ablage” > “Neu aus einer Vorlage”.
Einfügen einer Adresse in die Briefvorlage
Um eine Adresse automatisch in das Empfängerfeld einzufügen, müssen Sie das Adressbuch von Mac OS X öffnen. Ziehen Sie hierfür einfach bei gedrückter Maustaste einen Adressbucheintrag (und zwar aus der mittleren Adressbuchspalte) auf das Empfängerfeld in Ihrer Vorlage. Sie sehen ein Karteikarten-Symbol, dem, wenn es über dem Empfängerfeld steht, ein grünes Pluszeichen hinzugefügt wird:
Lassen Sie nun die linke Maustaste los - und schon ist die gewünschte Adresse in das Dokument eingefügt.
Erstellen eines Serienbriefes
Doch nun zur Erstellung eines Serienbriefs an mehrere Empfänger. Letztendlich geht man hierfür genauso vor wie bei dem Einfügen einer einzelnen Adresse - man zieht jedoch statt einer einzelnen Adresskarteikarte eine selbst erstellte Gruppe aus dem OS X-Adressbuch auf das Empfängerfeld (die Gruppen findet man in der linken Adressbuch-Spalte). Pages fragt Sie nun in einem Fensterchen, ob Sie das Serienbrief-Dokument in einem neuen Dokument erstellen wollen oder ob es gleich gedruckt werden soll. Um zu kontrollieren, ob bei der Serienbrief-Erstellung alles korrekt ist, ist es sinnvoll, die erste Option zu wählen.
Anschließend öffnet Pages automatisch ein neues Dokument, in dem auf mehreren Seiten Ihr Brief an die verschiedenen Empfänger Ihrer Adressbuchgruppe zu sehen ist. Nun können Sie das Dokument noch einmal durchschauen und dann ausdrucken.
Sonstiges
Im ersten Absatz dieses Artikels war zu lesen, dass die Serienbrief-Funktion von Pages noch nicht ganz perfekt ist. Warum? Weil Pages z.B. (noch?) keine Wenn-dann-Abfragen kennt. Denn im Deutschen ist die Anrede in der weiblichen Form ("Sehr geehrte Frau...") eine andere als in der männlichen Form ("Sehr geehrter Herr..."). Die Anrede muss man also in dem ausgegebenen Serienbrief-Dokument ggf. noch manuell ausbessern.
Übrigens: Serienbrief-Felder lassen sich natürlich auch in dem restlichen Brief-Dokument einfügen - z.B. bei der Anrede.
Themen: E-Mail Abo | Apple
|
iWork Tags: Adressbuch | Adressen | Brief | iWork | Mac OS X | Pages | Serienbrief | Vorlagen
RSS 2.0