Microsoft Word: Dokumente exakt auf eine oder mehrere Seiten verkleinern

Beim Drucken von Word-Dokumenten wird häufig jede Menge Papier verschwendet. Auf der letzten Seite gibt es oft nur eine einzige Druckzeile. Die Papierverschwendung muss nicht sein. Microsoft hat in der Textverarbeitung Word ein Funktion versteckt, die gerade beim Drucken von langen Dokumenten ungemein praktisch ist. Es gibt eine geheimen Befehl, der Dokumente exakt auf eine bestimmte Seitenzahl verkleinert. Word verkleinert dabei den gesamten Text, so dass genau auf eine bestimmte Anzahl von Seiten passt. Auch dass Zusammenfassen auf eine einzige Seite ist möglich.

Die Sache hat allerdings einen Haken: Microsoft hat den praktischen Befehl versteckt. Bis Word 2003 finden Sie ihn im Dialogfenster “Extras Anpassen”. Aktivieren Sie das Register “Befehle”, und wechseln Sie in die Kategorie “Extras”. In der rechten Liste blättern Sie bis zum Befehl “Um eine Seite verkleinern”. Ziehen Sie den Befehl mit gedrückter Maustaste an eine beliebige Stelle der Symbolleiste.

Nutzer von Word 2007 klicken in der kleinen Symbolleiste für den Schnellzugriff (rechts neben der runden Office-Schaltfläche) auf den nach unten weisenden Pfeil und wählen die Menüoption “Weitere Befehle”. Dann im Listenfeld “Befehle auswählen” den Eintrag “Alle Befehle” markieren. Jetzt den Befehl “Um eine Seite verkleinern” markieren und auf die Schaltfläche “Hinzufügen” klicken. Nach einem Klick auf die Schaltfläche OK erscheint in der Schnellzugriffleiste das neue Symbol “Um eine Seite verkleinern”.

Jetzt genügt ein Mausklick auf die neue Schaltfläche, um das gesamte Dokument um eine Seite zu verkleinern. Dabei werden alle Schriftgrößen proportional verkleinert, bis es passt. Sie können den Befehl auch mehrfach hintereinander aufrufen, um die Seitenzahl weiter zu verringern. Erst bei nur noch einer einzigen Druckseite ist Schluss.