Der Telefon-Knigge (Teil 5): Der richtige Umgang mit dem Anrufbeantworter

Telefonieren wird immer günstiger. Dank Telefon-Flatrate, Skype und Internet-Telefonie ist das Telefonieren rund um die Uhr kostenlos. Das ist aber noch lange kein Freibrief für munteres Losplappern. Selbst wenn Telefongespräche gratis sind, eines kosten sie immer: Zeit. Auch beim Gratis-Telefonieren sollten daher die gewohnten Gepflogenheiten gewahrt bleiben. Der kleine Telefon-Knigge zeigt, was vor, während und nach einem Gespräch oder beim “sprechen” mit dem Anrufbeantworter zu beachten ist. In dieser Folge geht es um den richtigen Umgang mit dem Anrufbeantworter.

Der richtige Umgang mit dem Anrufbeantworter

Es ist schon eigenartig, welche Wirkung so ein kleiner Kasten haben kann. Für die einen ist der Anrufbeantworter eine tote Maschine, mit der man nur ungern “spricht” - für die anderen ein praktisches Instrument, um rasch Informationen zu hinterlassen. Wie auch immer; zu fast jedem Telefon gehört ein Anrufbeantworter. Der Umgang mit ihm ist eigentlich ganz einfach.

Die richtige Ansage für den Anrufbeantworter
Beim Anrufbeantworter lassen sich fast die meisten Fehler. Damit Ihr eigener Anrufbeantworter nicht zum Stadtgespräch wird, empfehlen sich folgende Ratschläge:

- Sachliche Ansage
Auch wenn er dazu verleitet: Verzichten Sie auf witzige oder originelle Ansagen. Auch Hintergrundmusik oder Einleitungsfanfaren haben auf dem Anrufbeantworter nichts zu suchen. Die bewirken oft nur Ärger und Ablehnung beim Anrufer. Besser ist eine sachliche Ansage. Dabei sollte der Ansagetext möglichst kurz sein: Name, Grußformel und der Hinweis, dass Sie zurückrufen, reicht meist aus. Wenn Sie erwähnen, dass Sie zurückrufen, sollten Sie das auch tatsächlich tun. Im Zweifelsfall verzichten Sie besser auf den Hinweis.

- Langsam und deutlich
Sprechen Sie den Ansagetext langsam und deutlich. Wichtige Angaben wie Telefonnummern sollten Sie wiederholen. Dann hat der unvorbereitete Anrufer auch eine Chance, diese mitzuschreiben oder in seinem Handy zu speichern.

- Nachricht hinterlassen möglich?
Bei Anrufbeantwortern haben Sie die Wahl, ob der Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann oder nicht. Weisen Sie in der Ansage darauf hin, ob das möglich ist oder nicht.

Wenn der Anrufbeantworter ran geht

Richtig mit dem Anrufbeantworter “sprechen”

Sobald der “AB” ran geht, gibt es oft nur eine Reaktion: Auflegen. Das ist gar nicht nötig, denn der Anrufbeantworter ist eine praktische Sache. So machen Sie das Beste aus der Situation:

- Vorbereitet sein
Stellen Sie sich bei einem Anruf immer darauf ein, dass eventuell eine Maschine antwortet und Sie eine Nachricht hinterlassen müssen. Hilfreich sind auch Papier und Bleistift, um sich während der Ansage rasch eine alternative Telefonnummer notieren zu können.

- Richtig draufsprechen
Die ideale Nachricht sieht folgendermaßen aus: Nennen Sie Ihren Namen, Tag und Uhrzeit den Anrufes, Ihre Telefonnummer und den Termin, zu dem Sie erreichbar sind. Bei guten Freunden, mit denen Sie sowieso ständig plaudern reicht auch ein lockeres “Hier ist Mirko, bitte ruf’ mich kurz zurück. Danke.”
Damit sich der Angerufene auf den Rückruf vorbereiten kann, ist die Nennung des Anrufgrundes hilfreich. Oft führt das aber auch dazu, das gerade deshalb kein Rückruf erfolgt. Sprechen Sie dabei langsam und deutlich, damit der Angerufene das Band nicht mehrmals zurückspulen muss. Insbesondere, wenn der Angerufene eine Rückrufnummer notieren muss. Am besten wiederholen Sie wichtige Informationen wie eine Rückrufnummer, damit die Chance besteht, diese auch ohne Zurückspulen notieren zu können.