Der Telefon-Knigge (Teil 1): Gespräche richtig vorbereiten

Telefonieren wird immer günstiger. Dank Telefon-Flatrate, Skype und Internet-Telefonie ist das Telefonieren rund um die Uhr kostenlos. Das ist aber noch lange kein Freibrief für munteres Losplappern. Selbst wenn Telefongespräche gratis sind, eines kosten sie immer: Zeit. Auch beim Gratis-Telefonieren sollten daher die gewohnten Gepflogenheiten gewahrt bleiben. Der kleine Telefon-Knigge zeigt, was vor, während und nach einem Gespräch oder beim “sprechen” mit dem Anrufbeantworter zu beachten ist. In dieser Folge geht es um die richtige Vorbereitung aufs Gespräch.

Vor dem Telefonat: Gespräche richtig vorbereiten

Ein gutes Telefonat beginnt bereits vor dem Gespräch. Bereiten Sie sich kurz auf das Telefonat vor. Das dauert nur wenige Sekunden:

- Die richtige Uhrzeit
Überlegen Sie, ob Ihr Gesprächspartner überhaupt zu Hause oder auf dem Handy erreichbar ist. Bei guten Freunden und Verwandten kennen Sie die “gängigen” Zeiten sicherlich gut. Ansonsten gilt zum Beispiel bei geschäftlichen Gesprächen: Die besten Telefonzeiten sind zwischen 9.00 Uhr und 11.30 Uhr sowie am Nachmittag zwischen 14.00 Uhr und 16.00 Uhr.

- Die korrekte Nummer
3814 oder 3184? Überprüfen Sie noch einmal kurz, ob Sie die richtige Nummer gewählt haben. Ein kurzer Blick aufs Display genügt. Und falls Sie sich doch verwählt haben: Nicht einfach auflegen, sondern kurz und freundlich entschuldigen.

- Am besten mit Rufnummernübermittlung
Schalten Sie am Telefon die Rufnummernübermittlung ein. Dann kann der Angerufene auf Anhieb erkennen, wer am anderen Ende der Leitung ist. Anrufer mit unterdrückter Rufnummer haben oft etwas zu verbergen oder rufen unerwünscht an. Zumindest liegt der Verdacht nahe.

Ein weiterer Vorteil der übermittelten Nummer: Bei erfolglosen Anrufen erscheint Ihr Anrufversuch beim Gegenüber in der Liste der entgangenen Anrufe. Oft ruft der Gesprächspartner dann zurück, noch bevor Sie einen zweiten Versuch starten.

- Nicht zu lange klingeln lassen
Im Allgemeinen genügt es, das Telefon fünf bis sechs Mal klingeln zu lassen. Oft hört der Angerufene zwar das Telefon, ist derzeit aber verhindert. Um auszuschließen, dass Sie sich verwählt haben, können Sie eventuell einen zweiten Versuch starten. Geht auch dann niemand ans Telefon, sollten weitere Versuche erst nach einer Viertelstunde stattfinden. Meist springt nach sechs- bis achtmaligem Klingen sowieso der Anrufbeantworter an.

Übrigens: Wenn Sie von einem Internet-Telefon aus anrufen, können Sie die Klingelgrenze ruhig von sechs auch acht Klingelzeichen erhöhen. Der Grund: Bei den meisten VoIP-Telefon hören Sie schon ein Klingelzeichen, obwohl es beim Gegenüber noch gar nicht klingelt. Das liegt daran, dass Internettelefone zur Vermittlung etwas länger brauchen als normale Festnetztelefone. Bis es wirklich klingelt, können einige Sekunden vergehen. Der Weg durch das Internet kann eben manchmal lang sein.

Einzige Ausnahme des ungeschriebenen Klingel-Gesetzes: Wenn Sie wissen, dass der Angerufene einen weiten Weg zum Telefon hat - etwa durch eine Behinderung - oder das Klingelzeichen schlecht wahrnehmbar ist, ist längeres Klingelnlassen angebracht.

Wie gut kann ich telefonieren?

Im Internet gibt es einen interessanten Telefon-Test, der Ihnen genau sagt, wie gut Sie telefonieren können. Das Manager Magazin hat auf der Internetseite

www1.manager-magazin.de/active/karrierechk/fcgi/karrierechk-4451.fcgi

einen Fragenkatalog mit 20 Fragen zu Ihrem Telefonverhalten zusammengestellt. Probieren Sie es aus. Das Ergebnis ist meist verblüffend.