Briefe formatieren

Damit Geschäftsbriefe bzw. die Briefe, die man in nicht-privaten Angelegenheiten verschickt, schon auf den ersten Blick professionell und offiziell wirken, gibt es ein paar Formatierungsregeln, die man anwenden sollte. Es existieren Gestaltungsvorschriften (DIN 5008:2005), die festlegen, wo welche Information sich auf dem Briefbogen zu befinden hat.

In der fünften Zeile von oben befinden sich die Absenderangaben. Name, Straße oder Postfach, Ort, eventuell Land werden in eine Zeile geschrieben.

Es folgen drei Leerzeilen und dann, linksbündig, die Anschrift des Empfängers.

Nach weiteren drei Leerzeilen kommt die sogenannte Bezugzeichenzeile, die Informationen beinhaltet wie „Ihr Zeichen“, „Ihre Nachricht“, „Unser Zeichen“, wie das in Geschäftsbriefen üblich ist, und das Datum. In einfachen Briefen beschränkt man sich auf das Datum, das an den rechten Briefrand gehört.

Nach zwei Leerzeilen gelangt man an die Betreffzeile, die fett gedruckt wird. Der Hinweis „Betreff:“ wird nicht dazu geschrieben.

Zwei Leerzeilen trennen den Betreff von der Anrede, nach der ein Komma steht und keinesfalls ein Ausrufungszeichen.

Der Text wird durch eine Leerzeile von der Anrede getrennt. Falls es kein Substantiv ist, wird das erste Wort klein geschrieben, wegen des Kommas nach der Anrede. Absätze werden durch eine Leerzeile getrennt und der Text wird mit einfachem Zeilenabstand geschrieben.

Zwischen der Grußformel und dem Text besteht ein Abstand von einer Leerzeile, hinter die Grußformel gehört weder ein Komma, noch ein Punkt noch ein Ausrufungszeichen.

Sendet man eine Anlage mit, gehört der Vermerk mindestens drei Leerzeilen unter die Grußformel. Der Hinweis „Anlage(n)“ kann fett markiert werden.