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Beitrag von eload24, 20.11.2008, 10:13
Automatische Formulare erstellen mit Excel - Formulare vor Fehleingaben schützen
Formulare werden oft von anderen Anwendern, Kollegen oder Geschäftspartnern bearbeitet und eingesetzt. Damit sind sie in hohem Maße anfällig für Datenverluste und Anwenderfehler.
Fehleingaben oder versehentliches Löschen können dazu führen, dass Berechnungen zu falschen Ergebnissen führen oder Daten verloren gehen beziehungsweise unbrauchbar werden. Excel bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihre Formulare so zu sichern, dass falsche Eingaben und versehentliches Löschen verhindert werden. So schützen Sie Ihre Formulare vor Fehlern und sorgen für bestmögliche Datensicherheit.
Bereiten Sie Ihre Tabelle für den Schutz vor
Bei der Arbeit mit Formularen ist es sinnvoll, diese so einzurichten, dass der Anwender auf einen Blick erkennen kann, in welchen Zellen von ihm Eingaben erwartet werden. Das erreichen Sie am besten durch Formatierungen, mit denen Sie Eingabefelder hervorheben. Ob Sie Eingabefelder weiß und den Rest farbig hinterlegen, bleibt Ihrem persönlichen Geschmack überlassen.
Die effizienteste Sicherheitsmaßnahme für Zellen mit Formeln oder anderen Inhalten, die nicht verändert oder gelöscht werden dürfen, ist der Zellschutz.
Schützen Sie Zellinhalte Ihrer Formulare
Grundsätzlich sind alle Zellen einer Excel-Tabelle in der Standardeinstellung mit einem Zellschutz versehen. Dieser wird allerdings erst wirksam, wenn Sie das Tabellenblatt oder die Arbeitsmappe schützen.
Für den Schutz Ihrer Formeln und Inhalte markieren Sie alle Zellen, in denen Eingaben möglich sein sollen. Nicht zusammenhängende Bereiche einer Tabelle markieren Sie durch Anklicken mit der Maus bei gedrückt gehaltener [Strg]-Taste. Dann rufen Sie im Menü Format den Befehl Zellen auf. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register Schutz: Auf dieser Registerkarte deaktivieren Sie das Optionsfeld Gesperrt. Das bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Dann rufen Sie im Menü Extras den Befehl Schutz und im verzweigenden Menü den Befehl Blatt schützen auf.
In der daraufhin erscheinenden Dialogbox wählen Sie dann aus, was dem Benutzer beider Bearbeitung des Formulars erlaubt sein soll. Wenn Sie möchten, können Sie oben in dieser Box noch ein Kennwort festlegen, das dann erforderlich ist, wenn Sie den Schutz wieder aufheben möchten. Ihre Einstellungen bestätigen Sie mit OK. Damit sind nur noch in den Zellen, in denen Sie das erlaubt haben, Eingaben möglich. Der Versuch, in andere Zellen etwas einzugeben, führt zu einer Fehlermeldung.
So navigieren Sie in geschützten Formularen
In geschützten Tabellen können Sie sich mit der Tabulatortaste von einem Eingabefeld zum nächsten bewegen. Die geschützten Zellen werden dabei übersprungen. Noch komfortabler gestalten Sie die Navigation, wenn Sie im Dialogfeld Blatt schützen die Option Alle Benutzer dieses Arbeitsblattes dürfen geschützte Zellen auswählen deaktivieren. Dann führt das Drücken der [Enter]-Taste immer automatisch in das nächste Eingabefeld. Nicht freigegebene Zellen können dann nicht mehr ausgewählt werden.
Beschränken Sie die Eingabemöglichkeiten
Im nächsten Schritt sollten Sie für die Zellen, in denen Sie Eingaben erlauben, die Eingabemöglichkeiten so weit wie möglich einschränken. Dazu steht Ihnen die Gültigkeitsprüfung zur Verfügung. Markieren Sie die Zelle, für die Sie die Eingabemöglichkeiten nach Ihren Wünschen einschränken möchten. Dann rufen Sie im Menü Daten den Befehl Gültigkeit auf. In dieser Dialogbox öffnen Sie das Listfeld Zulassen. In der erscheinenden Liste wählen Sie den Typ der einzugebenden Daten aus. Hier wählen Sie je nach Anforderung Ganze Zahl, Dezimal, Datum, Zeit oder Textlänge aus. Daraufhin werden Ihnen im unteren Teil der Dialogbox weitere Optionen für die Definition der Einschränkungen angeboten. Die Einstellungen bestätigen Sie mit OK.
Jeden Versuch, einen Wert einzugeben, der Ihren Gültigkeitskriterien widerspricht, beantwortet Excel mit einer Fehlermeldung.
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