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Beitrag von eload24, 23.10.2008, 19:48
Adressverwaltung mit Outlook: Serienbriefe an die Kontakte in Outlook vorbereiten
Um einen gleich lautenden Brief an Kontaktpersonen zu versenden, beispielsweise eine Einladung an alle Kontakte bei der Firma Herdtex GmbH + Co KG, können Sie einen Serienbrief erstellen. Das Auswählen der Adressen und das Zusammenführen mit einem Word-Dokument können Sie in Outlook starten.
1. Lassen Sie im Anzeigebereich des Ordners Kontakte zum Beispiel die Ansicht Adresskarten mit Details anzeigen, da hier alle nötigen Adressenbestandteile enthalten sind.
2. Markieren Sie die gewünschten Kontakte, und rufen Sie den Menüpunkt Extras
Seriendruck auf. Im eingeblendeten Dialogfenster ist das Optionsfeld Nur ausgewählte Kontakte aufgrund der vorgenommenen Markierung bereits aktiviert.
3. Aktivieren Sie das Optionsfeld Kontaktfelder in aktueller Ansicht, wenn in der gewählten Ansicht Adresskarten mit Details alle nötigen Adressfelder enthalten sind.
4. Wenn Sie ein neues Dokument für den Serienbrief erstellen möchten, lassen Sie die Option Neues Dokument aktiviert.
Oder aktivieren Sie die Option Vorhandenes Dokument, wenn Sie ein vorhandenes Dokument verwenden möchten, und wählen Sie es über die Schaltfläche Durchsuchen aus.
5. Bestätigen Sie die Einstellungen im Dialogfenster mit OK. Die Kontaktdaten werden nach Word exportiert.
In Word können Sie über den Menüpunkt Extras
Briefe und Sendungen
Serienbrieferstellung den Seriendruck mit Hilfe eines Assistenten fertigstellen. Wenn Sie in einem weiteren Arbeitsschritt Adressetiketten oder Umschläge erstellen möchten, wählen Sie im Dialogfenster Kontakte zusammenführen das gewünschte Produkt aus dem Listenfeld Dokumenttyp.
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