Terminvergabe in Arztpraxen optimieren

Kennen Sie das auch? Sie haben einen Termin bei ihrem Arzt, sitzen jetzt aber schon länger als 20 Minuten, und vor ihnen sind noch zwei andere Patienten dran?

Das ist in deutschen Arztpraxen leider kein Einzelfall, und oft ein Zeichen für ein Missmanagement.

Aber woher sollen es die Kollegen auch wissen. Die wenigsten haben ein Managementseminar besucht. Und nur ein geringer Teil der niedergelassenen Ärzte weiß von der langen Wartezeit seiner Patienten. Und wenn er es wüßte, fehlte vermutlich ein Lösungsansatz.

Für die Terminvergabe ist meist eine Arzthelferin zuständig, und verwendet dafür über den Tag verteilt mindestens eine halbe bis eine ganze Stunde manchmal sogar noch mehr. Wohlgemerkt nur für die Terminvergabe!

Die Termine werden dann in ein Terminbuch eingetragen oder etwas fortschrittlicher in ein Praxismanagementsystem. Idealerweise kann dann der Arzt sehen, was in seinem Wartezimmer los ist, über eine virtuelle Anzeige am Monitor im Sprechzimmer.

Doch nun zu meinen Tipps für die Terminplanung:

- Vergeben Sie maximal 4 Termine für Gespräche pro Stunde, wenn ein Gespräch etwa 10 Minuten dauert. Die restlichen 20 Minuten sind Puffer für Notfälle oder länger dauernde Gespräche.

- Aufwändige Untersuchungen wie apparative Untersuchungen, Check-Ups, etc. sollten vor der eigentlichen Sprechstunde erfolgen oder danach.

- Laut Berufsrecht müssen “ausreichend” Sprechstunden eingerichtet sein, es hindert Sie aber niemand daran, für Berufstätige, Mütter mit Kindern oder Behinderte gesonderte Termin zu vergeben.

- Die Terminvergabe kann auch ganz einfach ausgelagert und an ein Callcenter abgetreten werden (Beispiele ohne Wertung: BetterbyPhone, Gedikom, MediComm). So sparen Sie Zeit und Geld

Lassen Sie ihre Patienten so wenig wie möglich warten! Sie werden es ihnen danken.

Arztpraxis, Wartezeit, Praxismanagement, Patienten, Callcenter

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